Tóm tắt sách Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả

Tác giả : Donna M. Genett

Thông qua câu chuyện của hai anh em Jones và Jame, tác giả khéo léo lồng ghép vào đó những bài học về nghệ thuật ủy quyền – một trong những yếu tố đóng vai trò quan trọng tạo nên một nhà lãnh đạo thành công. Cùng ở vai trò quản lý như nhau tại hai bộ phận khác nhau, hai anh em Jones và James cùng đối mặt với những vấn đề phát sinh do vị trí mới tạo ra.

Tuy nhiên, nếu như Jones nhanh chóng rút ra được bài học cho mình, kịp thời sửa chữa và ghi nhớ thành những bài học quý báu cho mình để rồi chỉ sau một thời gian Jones cùng đồng sự của mình liên tục hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Vị trí mới không còn là đầy áp lực, thách thức mà trở thành một công việc thú vị, có vẻ “phù hợp” với Jones. Ngược lại, James càng lúc càng tỏ mệt mỏi và đuối sức. Khối lượng công việc đè nặng, nhân viên khó bảo và có thái độ xa lánh, hiệu quả công việc không đáp ứng…kéo theo sự ảnh hưởng về mặt cá nhân và gia đình. James thật sự rơi vào khủng hoảng. Chỉ đến khi James quyết định tìm sự giúp đỡ của Jones thì mọi chuyện mới dần sáng tỏ.

Một nhà quản lý giỏi là một nhà quản lý nhận thức được vai trò của mình đó là “giúp các cộng sự của mình ngày càng nâng cao năng lực làm việc, tức là cho họ một cơ hội tỏa sáng”. Để làm được như vậy, cần nhiều yếu tố. Nhưng một trong những yếu tố quan trọng bậc nhất đó là “Nghệ thuật ủy thác công việc”.

Cuốn sách này, chủ yếu là để nói thật cụ thể và rõ ràng nhất về các bước ủy thác công việc. Có thể tóm tắt lại như sau:

Bước 1: Nghĩ kĩ – nói rõ – yêu cầu liệt kê lại.

Trước khi tiến hành giao việc, nhà quản lý cần phải xem xét kỹ công việc mình sẽ giao. Căn cứ vào mức độ quan trọng hoặc khó khăn của công việc, cũng như xem xét điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên mình mà quyết định giao việc cho ai. Điều quan trọng là phải dám giao hẳn trách nhiệm cho họ khi phân chia công việc.

Khi giao việc, cần phải mô tả rõ ràng thật chi tiết công việc được giao với người nhận . Phải nói rõ yêu cầu của mình ngay từ đầu đối với phần công việc đã được giao. Tránh việc giao công việc một cách chung chung, không cụ thể. Bởi khi giao việc không rõ ràng sẽ gây khó khăn cho nhân viên. Họ sẽ hoang mang vì không hiểu rõ cụ thể mình sẽ phải làm gì, ý của lãnh đạo muốn gì….nhưng họ lại không dám hỏi bởi lẽ họ sợ lãnh đạo sẽ nghĩ rằng bản thân họ yếu kém hoặc năng lực có vấn đề. Do vậy, họ sẽ dựa vào việc “đoán mò” mà hành động, tất yếu sẽ không đạt kết quả như nhà quản lý mong muốn.

Đã nói rõ, nói cụ thể rồi nhưng nhà quản lý cũng cần phải có động tác yêu cầu nhân viên lặp lại yêu cầu của mình đối với công việc được giao. Động tác này thực sự cần thiết, nó khẳng định rõ việc người được giao hiểu đúng, chính xác công việc được giao. Từ đó hành động đúng hướng, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc.

Bước 2: Xác định cụ thể thời hạn hoàn thành công việc

Khi đã chắc chắn nhân viên đã hiểu rõ công việc được giao sau khi được nghe giải thích, hướng dẫn và lặp lại đúng yêu cầu đối với công việc đó thì nhà quản lý cần phải ra thời hạn hoàn thành công việc cụ thể. Yếu tố này nếu không đề cập thì cũng đồng nghĩa với việc “không có thời hạn”, “khi nào làm xong thì báo lại” hoặc những gì có ý nghĩa tương tự thế.

Giao việc có gắn với thời hạn hoàn thành luôn có ý nghĩ tác động tích cực đến thái độ làm việc của nhân viên hơn là giao một công việc chung chung, không rõ thời điểm kết thúc. Từ đó, sự nỗ lực và tập trung của nhân viên vào công việc đã được giao cũng cao hơn, mang lại kết quả tốt hơn.

Bước 3: Xác định rõ thẩm quyền của nhân viên

Khi hiểu rõ việc, biết chắc thời hạn phải hoàn thành, thường thì nhân viên luôn có tinh thần xông xáo để hoàn thành tốt nhất công việc được giao. Bởi vì theo quan điểm của Abraham Maslow thì “tự thể hiện bản thân” là một nhu cầu bậc cao và có thật của con người. Do đó, nhân viên sẽ chỉ chú trọng đến việc làm như thế nào để có được kết quả như mong muốn.

Trong quá trình thực hiện, họ chỉ chăm chăm nghĩ đến kết quả mà không để ý đến những giới hạn của mình. Được phép làm gì và không được phép làm gì cũng là một vấn đề quan trọng trong nhận thức của nhân viên. Những gì vượt ngoài khuôn khổ cho phép thường sẽ có tầm ảnh hưởng lớn hơn, tác động lớn hơn…và chỉ những cá nhân nào có quyền hạn liên quan mới được phép thực hiện.

Như vậy, nếu không được chỉ rõ thẩm quyền của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, khả năng lớn là họ sẽ đạt được kết quả với sự “vượt rào”, trong một số trường hợp, điều này rất nguy hiểm và gây hậu quả khôn lường.

Thường thì phạm vi thẩm quyền của nhân viên trong khi thực hiện công việc được thể hiện trong 3 quyền như sau:

– Quyền đề nghị: trong trường hợp nhân viên có giải pháp tốt hơn so với giải pháp được gợi ý.

– Quyền thông báo và khởi xướng: Nghiên cứu và chọn cách thực hiện tốt nhất, thông báo nguyên nhân chọn lựa, khởi xướng việc chọn lựa.

– Quyền hành động: toàn quyền hành động đối với việc đã giao.

Bước 4: Lập bảng tổng kết khi kết thúc công việc

“Giao việc hiệu quả chính là một nghệ thuật đào tạo và phát triển năng lực con người”. Khi hoàn thành tốt công việc được giao, nhân viên đều muốn nhà quản lý nhận ra nỗ lực của họ để ghi nhận, động viên, khích lệ họ phát huy năng lực của mình. Chính những tác động tích cực này khơi gợi ham muốn khẳng định mình hơn nữa trong ý nghĩ và biến thành hành động tiếp theo của những nhân viên này. “Cứ thế, nó sẽ tạo nên một vòng tròn khép kín tiến triển vô cùng hiệu quả, giúp mang lại cho mọi người niềm vui và động lực trong công việc”.

Bảng tổng kết sẽ chú trọng 3 vấn đề: những điều đã hoàn thành tốt, những điều cần cải thiện và những điều học hỏi từ công việc. Chính những điều này sẽ trở thành những bài học quý giá trong hành trang trong quá trình hình thành nên một nhà quản lý tài ba.

Đó là tất cả những gì mà cuốn sách muốn gửi gắm đến các nhà quản lý: cách thức giao việc hiệu quả được mô tả ngắn gọn qua 4 bước trên. Nắm vững và thực hành đúng là nhà quản lý đã nắm được bí quyết để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, một huấn luyện viên tuyệt vời đối với các nhân viên của mình.

Các bạn – hẳn ai cũng đã từng một đôi lần bối rối khi nhận lệnh sếp giao. Bối rối vì không hiểu nên làm thế nào cho đúng ý sếp, không biết khi nào sếp cần…Bối rối mà không dám hỏi vì sợ bị la, bị coi là “dở ẹt” thế nên khi làm thì hoang man, lẫn lộn để rồi “làm cho có lệ” với suy nghĩ “sai thì sửa lại”. Và thực tế chúng ta cũng phải thừa nhận với nhau là: những công việc được làm như thế thường khiến chúng ta mệt mỏi, chán ghét vì mất thời gian và nảy sinh tâm lý oán ghét công việc, oán ghét người giao việc.

Nếu ai đã đọc cuốn sách này rồi, có thể khi rơi vào trường hợp đó sẽ nghĩ rằng: “giá mà sếp thực hiện 4 bước như trong sách có phải rõ ràng rồi không? Có đâu mệt mỏi vầy nè!”. Tuy nhiên, nếu sếp bạn chưa đọc cuốn sách này cũng không vấn đề gì, chỉ cần bạn đọc là được. Vì phần cuối cùng của cuốn sách là để dành tặng cho những người như chúng ta – những ai chưa phải là nhà quản lý.

Khi được giao việc, mạnh dạn hỏi rõ về những điều bản thân còn nghi hoặc, mơ hồ. Trao đổi, làm rõ từng vấn đề một. Khi tất cả rõ ràng thì lặp lại lần cuối để chắc chắn không bỏ sót yêu cầu nào hoặc còn có yêu cầu nào còn chưa tường tận. Sau đó hỏi về thời hạn hoàn thành và phạm vi thẩm quyền chúng ta được phép trong quá trình thực hiện. Đơn giản vậy thôi nhưng tránh cho bản thân rơi vào những thời điểm bất lợi, hoang mang.

Chúc các bạn sức khỏe và thành công./