Tóm tắt sách Nghệ Thuật Kaizen Tuyệt Vời Của Toyota

Nghệ Thuật Kaizen Tuyệt Vời Của Toyota

Tác giả: Yoshihito Wakamatsu

Về tác giả:

Yoshihito Wakamatsu là một cựu nhân viên tại Toyota và cũng là tác giả quen thuộc đối với dòng sách về Kaizen. Cùng với tác giả Taiichi Ohno, tác giả Wakamatsu đã góp một phần lớn trong việc cải tiến và phổ biến “Phương thức sản xuất Toyota”.

Tóm tắt nội dung:

Nghệ thuật Kaizen tuyệt vời của Toyota: Cải tiến liên tục, thay đổi để tốt hơn!

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật. “Kai” có nghĩa là thay đổi và từ “Zen” có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Kaizen của Toyota vốn là hệ thống được sinh ra tại nơi sản xuất nhưng đồng thời cũng được xem là hệ thống đào tạo những con người biết suy nghĩ, phát huy trí tuệ. Theo phong cách Toyota thì Kaizen là trí tuệ con người. Người lãnh đạo phải là người tạo ra môi trường để tập hợp những trí tuệ lại, xây dựng những phương án Kaizen tốt hơn. Từng bước từng bước cải tiến liên tục với những Kaizen nhỏ để tích lũy tạo ra thành quả bất ngờ về sau.

Khởi nguồn của Kaizen là những “để ý nhỏ”, “cải tiến nhỏ” để làm tốt hơn. Nếu công việc khó làm, vất vả, nhân viên thường có tâm lý không chịu đựng hay bỏ qua. Nhưng với Kaizen họ sẽ cố gắng suy nghĩ xem có cách nào làm tốt hơn không? Nếu có thì thử làm, thử thay đổi xem thế nào?. Không phải tất cả các trường hợp Kaizen nào cũng thành công nhưng đúng như tên gọi của nó, họ thực hiện “cải tiến liên tục” cho đến khi vượt qua được khó khăn. Nhờ đó mà họ vượt qua được giới hạn của bản thân. Quá trình tư duy này làm cho trí tuệ của con người được nâng lên. Những bài học thành công sẽ trở thành tài sản chung của công ty.

Phương thức sản xuất Toyota có nói rằng “thắng thua được quyết định bởi số lượng của trí tuệ được đưa ra”. Có nghĩa là hàm lượng trí tuệ của con người mới là yếu tố để tăng cường sức mạnh cạnh tranh với công ty khác. Và sự phát triển của Toyota là minh chứng cho điều đó. Theo số liệu thống kê, trung bình 1 năm có khoảng 500.000 phương án Kaizen được đề xuất và duy trì liên tục từ năm 1950 đến nay. Mỗi năm Toyota sản xuất 10 triệu xe tại hàng chục quốc gia trên thế giới, tạo ra lợi nhuận trên 2 nghìn tỷ yên. Có thể nói nguồn gốc tạo ra sự phát triển của Toyota chính là từ hàng triệu phương án Kaizen này. Có thể những phương án Kaizen chỉ là những“trí tuệ nhỏ”, nhưng khi được tập hợp lại thì đã tạo ra sức mạnh áp đảo trên phạm vi toàn thế giới

Nghệ thuật Kaizen tuyệt vời của Toyota: Hãy cố tình làm khó nhân viên, khi đối diện với khó khăn con người sẽ phát huy trí tuệ!

Ông Takeshi Yoshida là kỹ sư trưởng phụ trách dòng xe Corolla thế hệ thứ 9, khi bắt tay vào xây dựng dòng xe chiến lược tại Châu Á – dòng xe Tercel (hay còn gọi là Soluna tại Thái Lan), ông đã làm khó nhân viên của mình như sau: Do dự định bán tại Thái Lan, một quốc gia đang phát triển nên cần thiết lập giá bán thấp hơn nhiều so với dòng xe Corolla.

Thế nhưng vào thời điểm đó dòng xe Corolla đã thuộc mức thấp nhất trong các dòng xe của Toyota và điều này đã ăn sâu vào suy nghĩ của từng nhân viên. Dó đó họ không thể hình dung được nếu sản xuất dòng xe thấp hơn cả Corolla thì sẽ ra cái gì. Khi ông Yoshida hỏi nhân viên xem có thể loại bỏ được phần nào từ Corolla không thì ai cũng khẳng định là không thể.

Sau đó ông Yoshida cố tình làm một mẫu xe rất rẻ và tồi tệ rồi mang đến cho mọi người xem. Lập tức hàng loạt ý kiến được đưa ra: chỗ này không được, chỗ này tối thiểu phải đạt được như thế này…Mỗi người thêm thắt một chút, kết quả là mẫu xe Soluna ra đời. Do đó để mọi người đưa ra ý kiến của mình hãy cố tình làm khó họ một chút, buộc họ phải suy nghĩ để đưa ra phương án giải quyết.

Chỉ cần có tinh thần Kaizen với mong muốn “làm công việc tốt hơn”, bạn sẽ nhất định tiến bộ, vươn lên!

Trong cuộc sống ai chả có những khó khăn có lúc vấp váp, có những người không thể vượt qua được những khó khăn ấy và chán nản buông xuôi nhưng ngược lại không ít người suy nghĩ “đâu là vấn đề, bản thân thiếu điều gì?”, “phải làm gì để giải quyết vấn đề?” và nỗ lực thử làm lại để sửa sai. Tất nhiên không phải tìm ngay ra lời giải cho những vấn đề trên nhưng nếu tiếp tục nỗ lực suy nghĩ sẽ trở thành “Kaizen”, tích góp nhiều “Kaizen” nhỏ dần dần tiến tới chuyển biến lớn và vươn tới đỉnh cao của thế giới. Bởi lẽ Kaizen là hành vi thay đổi hiện trạng để vượt qua giới hạn, càng tích lũy được nhiều Kaizen hàng ngày càng tạo ra sức mạnh lớn.

Kaizen của Toyota vốn là hệ thống được sinh ra tại nơi sản xuất với nhiều ví dụ trong công xưởng sản xuất Toyota nhưng tư tưởng của cuốn sách này có thể áp dụng cho muôn mặt của đời sống với nhiều giai tầng khác nhau, bất kể đang hoạt động trong lĩnh vực nào. Vì thế chỉ cần bạn nhận ra và tin tưởng vào trí tuệ, khả năng tiềm ẩn trong con người mình, áp dụng Kaizen vào công việc, cuộc sống hàng ngày chắc chắn bạn sẽ thu được nhiều lợi ích.

Cuốn sách này thật sự bổ ích với tất cả mọi người.

Đó không chỉ đơn thuần là công việc của một hãng xe cụ thể với những con người cụ thể hay bí quyết của một công ty riêng lẻ mà trên hết nó phản ánh quan niệm sống, thái độ sống của một nền văn hóa doanh nghiệp từ một đất nước rất nổi tiếng về tác phong làm việc chuẩn chỉnh. Về cách mà họ đã trưởng thành từng bước thông qua việc đưa trí tuệ vào công việc hàng ngày, cách huy động trí tuệ tập thể để thành công và vươn lên tầm thế giới. Tự mình đọc, tự mình chiêm nghiệm các bạn sẽ thấy rất bổ ích. Cuốn sách như là lời khích lệ, động viên cho những ai muốn thay đổi để vươn lên.

Dưới đây là tóm tắt của cuốn sách, bao gồm 4 chương:

Chương 1: Thuyết phục và phát huy tiềm năng con người sẽ nâng tầm công việc của bạn.

– Khi thất bại đừng dấu diếm, cũng không cần phải xấu hổ, hãy “la lớn cho mọi người biết” để mượn sức mạnh tập thể nhằm giải quyết vấn đề. Là người lãnh đạo bạn phải chỉ cho nhân viên cách suy nghĩ, có như thế mới tận dụng được trí tuệ của một tập thể lớn. Hãy đặt câu hỏi “các cậu nghĩ như thế nào?” và để cho nhân viên tự suy nghĩ, mọi người cùng suy nghĩ. Ý tưởng tuyệt vời nhưng không thực hiện được, không khả thi thì cũng vô nghĩa. Phải tận dụng sức mạnh tập thể để tìm ra phương án sát thực tế nhất.

– Bí quyết để trở thành nhà lãnh đạo được cấp dưới đi theo là: Đừng làm xếp, hãy làm bạn với nhân viên, cùng suy nghĩ, cùng đưa ra ý tưởng. Trước khi dùng quyền lực thì hãy xây dựng mối quan hệ thân thiết trước đã để nhân viên tin tưởng. Hãy xây dựng mối quan hệ nhiều chiều vì nhiều khi những mối quan hệ không chính thống lại là cơ sở cho việc tin tưởng.

– Không chỉ làm để được việc của mình còn các khâu hoặc công đoạn sau muốn ra sao thì ra. Nếu coi công đoạn trước là “ân nhân”, công đoạn sau là “khách hàng” để làm việc cho tròn trách nhiệm thì công tác phối hợp giữa các khâu sẽ nhịp nhàng thoải mái. Suy rộng ra hãy tạo môi trường làm việc gần gũi giữa các thành viên và xây dựng mối quan hệ win-win với đối tác (mình có lợi, đối tác cũng được hưởng lợi). Để thuyết phục người khác bạn phải tự mình làm trước, chỉ ra kế hoạch cụ thể.

Chương 2: Thay đổi cách suy nghĩ, thành quả sẽ thay đổi.

– Đừng sợ thay đổi, nếu thay đổi thất bại, hãy tìm hiểu nguyên nhân và tiếp tục thay đổi.

– Đừng chỉ dựa trên giá trị trung bình để đánh giá, hãy nhìn vào sự biến động của từng con số sẽ giúp nhìn ra vấn đề. Con số không phải để đánh giá mà là để “kaizen” vấn đề.

– Luôn suy nghĩ làm thế nào để giải quyết vấn đề thay vì giải thích, biện minh. Luôn hỏi “tại sao” cho đến khi tìm ra nguyên nhân gốc của vấn đề. Nếu bắt đầu bằng suy nghĩ “có thể làm được” thì cái đầu sẽ luôn hướng tới “làm thế nào để có thể làm được”.

– Nếu xảy ra vấn đề, hãy cũng nhân viên tìm hiểu nguyên nhân, đưa ra phương án. Sau đó lưu lại nguyên nhân và phương án xử lý thất bại để làm bài học kinh nghiệm.

– Khi gặp tình huống bất lợi hãy đưa ra ý tưởng, khi gặp tình huống thuận lợi hãy đưa ra nhiều ý tưởng hơn.

– Tin tưởng vào trí tuệ con người. Khả năng của con người là vô hạn nên nếu lâm vào tình huống khó khăn chớ vội buông xuôi, hãy tự tin mình có thể giải quyết được vấn đề.

Chương 3: Đột phá giới hạn bản thân, đương đầu với thử thách

– Thỉnh thoảng hãy thử sức với những thứ “điên khùng”, những việc phi thường để thử thách giới hạn của bản thân. Cũng đừng nghe lời cấp trên răm rắp, hãy thêm trí tuệ của bản thân vào trong công việc để nghĩ ra cách làm tốt hơn. Phương án tốt nhất là phương án được lựa chọn sau khi so sánh với các phương án còn lại. Muốn thuyết phục được người khác làm theo ý tưởng của mình, chính bạn phải thử nghiệm trước đã.

– Nguồn gốc của công việc là lao động sản xuất trực tiếp, do đó muốn biết hiệu quả của “kaizen” đến đâu nhất thiết phải do sản xuất trực tiếp đánh giá. Vì thế mọi nguyên tắc đều không phải bất di bất dịch mà phải được thay đổi kịp thời cho phù hợp nhất là những quy tắc sai lầm, lỗi thời.

– Bí quyết nắm bắt hiện trạng là nhìn quan sát, nhìn chẩn đoán, hỏi tường tận cụ thể để nắm được bản chất vấn đề, cùng làm cùng góp ý mới thay đổi được hiện trạng.

– Nếu có được phương án hay, hãy kiên trì thực hiện đến cùng.

Chương 4: Cá nhân trưởng thành tổ chức sẽ lớn mạnh.

– Bắt đầu từ những thay đổi nhỏ tới những thay đổi lớn là con đường để lớn mạnh. Khi thay đổi phải xác định được đối tượng là ai? vì điều gì?.

– Không nhìn vào con số %, hãy nhìn vào số tiền, quy ra tiền cụ thể thì là bao nhiêu?. Sau đó hình dung những thứ cụ thể đằng sau những con số.

– Xác định rõ mục tiêu rồi mới nghĩ cách làm vì nếu chỉ chăm chăm vào cách làm sẽ bỏ rơi mục đích. Trong quá trình làm phải thường xuyên kiểm tra xem cách làm có thống nhất với mục đích không?.

– Chỉ khích lệ tinh thần, động viên xuông thì sẽ không có hiệu quả, hãy nghĩ cách tạo ra cơ chế để mọi người không cần cố gắng vẫn làm được việc.

– Bí quyết viết báo cáo theo phong cách của Toyota gồm 5 ý: Nắm bắt hiện trạng, làm sáng tỏ nguyên nhân của vấn đề, đề ra đối sách, lập kế hoạch thực hiện đối sách, kiểm chứng hiệu quả khi thực hiện đối sách. Để xây dựng tài liệu ngắn gọn súc tích, người viết cần rèn luyện năng lực truyền đạt, năng lực tư duy của bản thân.

– Nếu triệt tiêu được gốc rễ của vấn đề thì môi trường làm việc sẽ thay đổi nhảy vọt. Quan trọng không phải là “có biết không” mà là “có làm không”?